Rechtsvorschriften für Fahrtenschreiber in Deutschland: Was Fuhrparkleiter wissen müssen

Die digitale Transformation im Flottenmanagement nimmt Fahrt auf und Fahrtenschreiber spielen dabei eine zentrale Rolle. Für Unternehmen, die Nutzfahrzeuge über 3,5 Tonnen oder mit mehr als neun Fahrgastsitzen betreiben, ist die Einhaltung der Fahrtenschreiberverordnung gesetzlich vorgeschrieben. In Deutschland und in der ganzen EU ist der digitale Fahrtenschreiber für einen sicheren, transparenten und gesetzeskonformen Betrieb von großer Bedeutung.

Was ist ein Fahrtenschreiber und ab wann ist er erforderlich?

Ein Fahrtenschreiber ist ein im Fahrzeug eingebautes Aufzeichnungsgerät, das die wichtigen Fahrdaten aufzeichnet, einschließlich Lenkzeit, Pausenzeit, Geschwindigkeit und Kilometerstand. Digitale Fahrtenschreiber sind seit Mai 2006 in neu zugelassenen Fahrzeugen, für die die EU-Vorschriften gelten, Pflicht. Diese Systeme sorgen für mehr Sicherheit im Straßenverkehr, indem sie Fahrer daran hindern, gegen die Arbeitszeitvorschriften zu verstoßen.

Gemäß der EU-Verordnung Nr. 561/2006 und der EU-Verordnung Nr. 165/2014 wird ein Fahrtenschreiber für folgende Fälle vorgeschrieben:

  • Fahrzeuge mit einem Gesamtgewicht von über 3,5 Tonnen, die zum gewerblichen Transport von Gütern eingesetzt werden
  • Fahrzeuge zur Personenbeförderung mit mehr als neun Sitzplätzen (einschließlich Fahrer)
  • Einige leichtere Fahrzeuge (ab 2,5 Tonnen), die im grenzüberschreitenden Verkehr eingesetzt werden (ab Juli 2026)

Zu den Ausnahmen gehören Fahrzeuge, die von Rettungsdiensten verwendet werden, bestimmte Baufahrzeuge oder solche, die für bestimmte land- oder forstwirtschaftliche Tätigkeiten eingesetzt werden.

Installation, Kalibrierung und Datenaufbewahrung

Zum Einbau eines digitalen Fahrtenschreibers gehört mehr als nur der Einbau der Hardware. Die Systeme müssen von geschulten Technikern eingebaut und kalibriert werden. Sie müssen alle zwei Jahre oder bei jedem Wechsel einer wichtigen Fahrzeugkomponente (z. B. Reifen, Nummernschilder) neu kalibriert werden.

Fahrtenschreiberdaten müssen regelmäßig heruntergeladen werden:

  • Fahrerkartendaten: mindestens alle 28 Tage
  • Fahrzeugdaten: mindestens alle 90 Tage

Seit Januar 2025 hat Deutschland die Pflicht zur Aufbewahrung von Daten für Fahrerkarten auf 56 Tage verlängert. Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen müssen die Unternehmen die Daten mindestens ein Jahr lang aufbewahren.

Schulung und Verantwortung des Fahrers

Die Fahrer müssen im richtigen Umgang mit dem digitalen Fahrtenschreiber geschult werden. Dies beinhaltet die Verwendung der richtigen Steckplätze bei Karten, das handschriftliche Notieren anderer Aktivitäten bei der Arbeit und das Verstehen und Reagieren in Ausnahmefällen wie Fährüberfahrten oder unvorhergesehenen Verspätungen. Unternehmen sind verpflichtet, ihre Fahrer auf dem neuesten Stand zu halten, da eine fehlerhafte Nutzung zu Verstößen führen kann.

Strafen für Verstöße und Manipulationen

Ein Verstoß gegen das Fahrtenschreibergesetz kann sowohl für Fahrer als auch für Flottenbetreiber erhebliche Geldstrafen nach sich ziehen. Beispiele dafür sind:

  • das Versäumnis, eine Fahrerkarte mitzuführen oder einzusetzen: bis zu 250 €
  • ein fehlender Fahrtenschreiber in erforderlichen Fahrzeugen: 150 € bis 300 €
  • Datenverfälschung oder -manipulation: viel höhere Strafen, einschließlich möglicher Strafanzeigen
  • Verstöße gegen die Lenk-/Ruhezeiten: je nach Schweregrad steigende Bußgelder (bis zu 180 € pro 30 Minuten Überschreitung des Limits)

Über die finanziellen Folgen hinaus kann die Nichteinhaltung der Vorschriften auch den Ruf eines Unternehmens schädigen und die Sicherheit der Fahrer gefährden.

Sichere Einhaltung der Vorschriften dank digitaler Tools

Moderne Plattformen für das Flottenmanagement erleichtern das Einhalten der zuvor genannten Vorschriften. Mit integrierten Lösungen lässt sich das Herunterladen von Daten automatisieren. Zudem können Berichte erstellt, potenzielle Verstöße gemeldet und Bediener an anstehende Kalibrierungsfristen erinnert werden. Dank dieser Systeme lassen sich menschliche Fehler minimieren und Ihre Flotte hält jederzeit einem Audit stand.

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