Rechnungen dienen als Grundlage für die steuerliche Anerkennung von Betriebsausgaben. Ohne eine formal vollständige Rechnung entfällt der Vorsteuerabzug, und es drohen steuerliche Nachteile. Auch Freiberufler müssen sicherstellen, dass ihre Belege den rechtlichen Anforderungen entsprechen. Seit Einführung der E-Rechnung gewinnt dieses Thema zusätzlich an Relevanz.

Rechnungen als Grundlage für steuerliche Abzüge

Für den Abzug von Betriebsausgaben und Vorsteuer müssen Rechnungen bestimmte Angaben enthalten. Diese ergeben sich aus § 14 UStG und beinhalten unter anderem:

• vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Art, Umfang und Zeitpunkt der Leistung
• Nettoentgelt und ausgewiesene Umsatzsteuer

Fehlen diese Angaben oder liegt keine Rechnung vor, wird die Ausgabe steuerlich nicht anerkannt. Auch der Vorsteuerabzug entfällt vollständig.

Einführung der E-Rechnung: Neue Anforderungen seit 2025

Seit dem 1. Januar 2025 sind elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im inländischen B2B-Bereich eingeführt. Freiberufler, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen beziehen oder erbringen, sind unmittelbar betroffen. Eine E-Rechnung im steuerlichen Sinne liegt nur vor, wenn sie in einem strukturierten Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) erstellt wurde und maschinell auslesbar ist. 

Freiberufler müssen seit Januar 2025 in der Lage sein, solche E-Rechnungen entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Die Pflicht zur Ausstellung tritt ab 1. Januar 2026 in Kraft, wobei Übergangsregelungen bis Ende 2026 gelten. Ab 1. Januar 2027 sind ausschließlich strukturierte E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze zulässig. 

Rechnungen im PDF-Format gelten nicht mehr als elektronische Rechnung, sofern sie nicht dem gesetzlich definierten Format entsprechen. Ab dem Zeitpunkt der verpflichtenden Einführung dürfen solche Belege nicht mehr zur Geltendmachung von Vorsteuer genutzt werden.

Risiken unvollständiger oder fehlender Rechnungen

Verlust des Vorsteuerabzugs:
Ohne gültige oder im richtigen Format vorliegende Rechnung ist kein Vorsteuerabzug möglich. Bei hohen Dienstleistungs- oder Materialkosten wirkt sich das erheblich auf die Liquidität aus.

Nachzahlungen bei Prüfungen:
Das Finanzamt kann Betriebsausgaben rückwirkend streichen. Das betrifft die Umsatzsteuer  und auch die Einkommensbesteuerung. Werden strukturierte Formate nicht verwendet, drohen Beanstandungen.

Korrekturbedarf über mehrere Jahre:
Bei Fehlern in der Belegführung prüfen die Finanzbehörden auch zurückliegende Jahre. Nachzahlungen, Zinsforderungen und Schätzungen gehören zu den möglichen Folgen.

Probleme bei der Beurteilung der Buchführung:
Eine unstrukturierte oder veraltete Rechnungsform kann die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage stellen. Dies betrifft auch Freiberufler mit geringen Umsätzen, sofern eine Umsatzsteuerpflicht besteht.

Typische Fehlerquellen im Praxisalltag

Rechnungen gehen im Tagesgeschäft häufig unter, insbesondere bei digitalen Zahlungen oder Plattformdiensten. Häufige Stolpersteine:

• Dienste wie Cloudspeicher oder Software-Abonnements, bei denen Rechnungen separat heruntergeladen werden müssen
• Zahlungen an ausländische Anbieter ohne formale Rechnung oder mit fehlender Umsatzsteuerkennzeichnung
• Barzahlungen bei beruflich veranlassten Terminen
• Kleinbetragsrechnungen, die nicht korrekt archiviert werden
• Transaktionen über Online-Plattformen ohne automatisierte Rechnungserstellung

Diese Fälle betreffen regelmäßig wiederkehrende Ausgaben und führen bei fehlender Belegdokumentation zu steuerlichen Risiken.

Vorgehensweise zur Risikominimierung

Belege systematisch erfassen und archivieren:
Jede betriebliche Ausgabe ist mit einer formgerechten Rechnung zu belegen. E-Rechnungen müssen im richtigen Format vorliegen und langfristig digital archiviert werden.

Rechnungen im korrekten Format anfordern:
Liegt kein strukturierter Beleg vor, ist der Leistungserbringer zur Korrektur aufzufordern. Bei ausländischen Anbietern ist auf die Einhaltung des Reverse-Charge-Verfahrens zu achten.

Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungsmodul verwenden:
Softwarelösungen mit E-Rechnungsfunktion erleichtern die gesetzeskonforme Verarbeitung. Programme wie Lexware unterstützen Freiberufler bei der automatisierten Erfassung und dem Versand von E-Rechnungen. 

Fachliche Prüfung in Zweifelsfällen:
Bei grenzüberschreitenden Leistungen oder steuerlichen Besonderheiten empfiehlt sich Rücksprache mit einem Steuerberater. Fehlerhafte Zuordnungen lassen sich dadurch frühzeitig vermeiden.

Fehlende Rechnungen führen schnell zu finanziellen Nachteilen. Eine klar strukturierte Buchführung und vollständige Belegsammlung stellen sicher, dass betrieblich veranlasste Ausgaben steuerlich anerkannt bleiben. Wer alle Zahlungsvorgänge dokumentiert und bei Bedarf zeitnah nachhakt, reduziert Risiken deutlich.

Anzeige