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Digitaler Wandel eröffnet Wachstumschancen, aber stellt KMUs auch vor Herausforderungen: Wie kann man Digitalisierung in einem durch Zeitdruck, enge Budgets und Personalknappheit geprägten Betriebsalltag realisieren? DMS bringt System ins Dokumentenmanagement. Das Versprechen: Fehlerquoten senken, Dokumente revisionsfest archivieren – und Zeit sparen. Doch wie geht das genau?
Zeit für digitales Dokumenten-Management?
Tschüss, Aktenordner und Papier! Digitale Verwaltung ebnet den Weg für ein schlankeres Office – und begegnet den wachsenden Anforderungen an Archivierung, Verfügbarkeit und abteilungsübergreifenden Zugriff. Allerdings sind einfache Ordnersysteme mit dem Volumen digitaler Daten schnell überfordert; gleichzeitig ist Datensicherheit zu garantieren.
Rechnet sich die Implementierung von digitalem Dokumentenmanagement für kleine und mittelständische Unternehmen? Ein klares Ja – vorausgesetzt, das DMS wird passgenau und branchengerecht etabliert.
Was ist DMS?
DMS (Dokumenten Management System) als Management Tool vereint Dokumenten- und Content-Management in einer Plattform, um sämtliche dokumentenbasierten Abläufe für die Zusammenarbeit im Betrieb zu optimieren. DMS übernimmt die datenbankgestützte Archivierung und Verwaltung elektronischer Dokumente.
Konkret unterstützt DMS beim
- Speichern
- Bearbeiten
- Katalogisieren / Verwalten
- Archivieren / Löschen
- Wiederauffinden
- Aufzeichnen / Wiedergeben
von Dokumenten.
Arten von DMS: Lokal im Unternehmen oder in der Cloud?
Vor-Ort-DMS-Lösungen sind Teil der lokalen Firmeninfrastruktur. Dort gehostet, befinden sich Daten und Software auf Unternehmensservern. Dies bietet den Vorteil kompletter Daten- und Sicherheitskontrolle, erfordert aber eine eigene IT zwecks Wartung, Backups und Upgrades. Cloud-basiertes DMS, auch Software-as-a-Service (SaaS) DMS, läuft über Internet-Hosting – alle Daten werden in der Cloud gespeichert. Die Cloud-Lösungen stehen für Skalierbarkeit und standortunabhängigen Zugriff.
Hybrides DMS vereint beide Modelle: Neben der allgemeinen Speicherung in der Cloud können besonders sensible Dokumente auf lokalen Servern hinterlegt werden. Branchenspezifisches DMS – beispielsweise im Gesundheitswesen zur Verwaltung von Patientenakten – sowie spezielle DMS für kleine und mittlere Unternehmen (SMB) mit vereinfachter Benutzeroberfläche runden das DMS-Spektrum ab.
Wenn Sie also ein DMS kaufen möchten, sollten Sie sich dieser Punkte bewusst sein.
Welche Dokumente verwaltet DMS – und für wen?
DMS erstreckt sich auf alle Typen, ob Text- bzw. Word-Dokumente, E-Mails, Excel-Listen, Scans oder Bild-, Audio- und Videoformate. Für zügiges Auffinden ist jedes in DMS gespeicherte Dokument mit einer festen Zahl aufschlussreicher Metadaten ausgerüstet – wie Eingangs- oder Bearbeitungsdatum, Verfasser, Auftragsnummer, Schlagworten und Zugriffsrechten.
Der Zugriff auf diese datentechnische Firmenzentrale ist ortsunabhängig möglich – vom Homeoffice, mobilen Endgeräten und durch ausgewählte Berechtigte wie Mitarbeitende, Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner.
Welche konkreten Vorteile bietet DMS?
Workflows produktiver zu gestalten, senkt Kosten. Alle Daten, wie Rechnungen, Verträge oder Lieferscheine werden automatisch katalogisiert. Außerdem kann OCR-Texterkennung gescannte Dokumente in editierbare PDF-Dateien umwandeln – und nach Parametern wie Dateinamen und Inhalten durchsuchen.
Bei zentraler Cloud-Speicherung sind Informationen für alle gemeinsam arbeitenden Beteiligten auf jedem Endgerät verfügbar – ob Präsentation oder Vertragsentwurf. Passwörter, digitale Verschlüsselung und Schwärzung von Passagen stellen sicher, dass nur ein ausgesuchter Personenkreis Datenzugriff hat. Via Smartphone, Laptop und Tablet können digitale Unterschriften getätigt – und rechtsverbindliche Signaturen Dritter eingeholt werden.
Was macht DMS rechtlich relevant?
Jedes Unternehmen ist verpflichtet, Daten rechtssicher zu erheben und zu speichern. Wie Personalakten und personenbezogene Daten generell, konform mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Dokumenten Management Systeme stellen dies selbsttätig sicher – und Anwendern betreffende Informationen bei Bedarf zur Verfügung.
Des Weiteren macht DMS Ablagen revisionsfest gemäß GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). 2014 erlassen und 2024 überarbeitet, betrifft GoBD sämtliche EDV-Systeme; besonders beim Rechnungswesen ist auf GoBD-konforme Archivierung zu achten.
DMS – lohnt sich das für ein KMU?
Uneinheitlichkeit beherrscht das Bild, weil jedes Unternehmen sein eigenes IT-System hat. Um Unternehmensprozesse zu optimieren, braucht es also Integration: Die richtige DMS-Software für KMUs ist in ihren spezifischen Funktionen auf die Betriebsbedarfe zugeschnitten. Auf Customer-Relationship-Management (CRM) und DMS spezialisierte Anbieter docken an der bestehenden IT an.
Flexible, offene Schnittstellen und Integration des DMS in vorhandene ERP-Lösungen wie Datev sind ein Beispiel dafür. Entsprechend skalierbar wachsen diese Dokumenten Management Systeme parallel zu Betriebsentwicklung und Anforderungen.
Digitales Dokumentenmanagement ohne Software organisieren?
Dies ist machbar, aber nicht ohne: Wird eine große Zahl digitaler Dokumente über Speicherorte wie Fileserver organisiert, kann individuelle Benennung schnell zu Unübersichtlichkeit von Verzeichnisstrukturen führen, was das Auffinden von Dokumenten erschwert. Für den Kauf spricht nicht zuletzt, dass Dokumentenmanagement die Softwareverwaltung für alle Akteure transparent gestaltet – und den Überblick über das Spektrum unterschiedlichster Dokumente sicherstellt.
Vor der Wahl eines DMS steht jedoch die Frage: Wofür wird die Software im Einzelnen genutzt – und von wie vielen, um welche Arbeitsabläufe und Prozesse zu optimieren? Neben der Definition betriebstypischer Bedürfnisse fallen auch bestehende IT-Infrastruktur und Budget ins Gewicht.
Fazit: DMS kann KMU-Unternehmenserfolg stärken!
Durchdacht geplant, kann digitales Dokumentenmanagement Zugänglichkeit, Organisation und Bearbeitung von Dokumenten – und damit den Workflow – verbessern. Wo die Zahl der in das Handling von Daten investierten Wochenstunden sinkt, weil Arbeitsabläufe rationalisiert werden, steigt die Produktivität. Ein leistungsstarkes DMS trägt dazu bei!
