Für Existenzgründer kann es eine große Herausforderung darstellen, stets einen guten Überblick über ihre finanzielle Situation zu behalten. Schließlich möchte man sich oftmals lediglich auf das eigene Kerngeschäft fokussieren. Hier können Rechnungsprogramme Abhilfe schaffen und dafür sorgen, dass Existenzgründer jederzeit einen guten Überblick über ihre Finanzen haben, ohne viel Zeit in die Buchhaltung investieren zu müssen.
Warum jeder Existenzgründer ein Rechnungsprogramm nutzen sollte
Die Nutzung eines Rechnungsprogramms ist mit zahlreichen Vorteilen für Existenzgründer verbunden, da es die Buchhaltung deutlich erleichtert und den hierfür erforderlichen Zeitaufwand maßgeblich reduziert. Gerade in der Anfangsphase, wenn es darum geht, ein Unternehmen oder eine Selbstständigkeit von Grund auf aufzubauen, bleibt in der Regel nicht viel Zeit für die Bewältigung der Buchhaltung, sodass sich einige Gründer überfordert fühlen. Die Nutzung eines Rechnungsprogramms kann die anfallenden buchhalterischen Prozesse erheblich vereinfachen, da es sich um eine zentrale Plattform handelt, über die Existenzgründer vielfältige Buchhaltungsaufgaben abwickeln können. Dazu gehören unter anderem:
- Erstellung von Rechnungen
- Nachverfolgung von Zahlungen
- Überwachung von finanziellen Transaktionen
Effiziente Verwaltung von Rechnungen
Ein Rechnungsprogramm ist optimal geeignet, um Existenzgründern den Prozess der Rechnungserstellung sowie der Verwaltung dieser abzunehmen, da im Rahmen eines solchen Tools Zugriff auf entsprechende Rechnungsvorlagen besteht. Auf diese Weise können Gründer viel Zeit sparen und dafür sorgen, dass ihre Rechnungen die erforderliche Professionalität ausstrahlen, da sie von einem modernen Rechnungsprogramm erstellt wurden. Zusätzlich dazu verfügen kaufmännische Komplettlösungen neben der manuellen Rechnungserstellung über zahlreiche weitere sinnvolle Funktionen. Von diesen können Gründer profitieren, indem sie die Buchhaltung deutlich effizienter gestalten. Zu beliebten und häufig genutzten Zusatzfunktionen moderner Rechnungsprogramme zählen unter anderem:
- Automatische Erstellung wiederkehrender Rechnungen
- Korrekte Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter
- Schnittstellen zur effizienten Kommunikation mit Drittparteien
- Generierung von Berichten zu Analysezwecken
Nachverfolgung von Zahlungen
Die Nachverfolgung von Zahlungen stellt eine essenzielle Funktion für Existenzgründer dar, da diese mithilfe eines geeigneten Rechnungsprogramms leicht überprüfen können, ob eine Rechnung bereits beglichen wurde oder ob der Rechnungsbetrag noch aussteht. Auf diese Weise besteht die Möglichkeit, bei nicht bezahlten Rechnungen frühzeitig entsprechende Gegenmaßnahmen zu ergreifen, zu denen unter anderem Mahnungen und Zahlungserinnerungen gehören. Dabei sollte jedoch auf den richtigen Ton geachtet werden, sodass dem jeweiligen Kunden nicht vor den Kopf gestoßen wird und sich dieser trotz der Zahlungserinnerung wertgeschätzt fühlt. Es kann passieren, dass lediglich vergessen wurde, den Betrag innerhalb der Frist zu begleichen, sodass die frühzeitige Erinnerung an die noch ausstehende Rechnung den jeweiligen Kunden zur sofortigen Zahlung veranlasst. Dies wirkt sich wiederum entsprechend positiv auf die Liquiditätssituation des Unternehmens aus.
Überwachung der finanziellen Situation
Die Überwachung der finanziellen Situation ist insbesondere für Existenzgründer von großer Bedeutung, da sich diese mit begrenzten finanziellen Mitteln konfrontiert sehen. Ein Überblick über die Einnahmen und die Ausgaben des Unternehmens ist also besonders wichtig. Durch die Nutzung eines Rechnungsprogramms können Gründer sicherstellen, dass die anfallenden Einnahmen und Ausgaben richtig kategorisiert und überwacht werden, was zur Vermeidung von finanziellen Engpässen beiträgt. Zudem kann eine effiziente Kostenkontrolle dafür sorgen, dass potenzielle Einsparmöglichkeiten identifiziert werden, sodass mehr Liquidität für wichtige Investitionen bereitsteht.
Berücksichtigung steuerlicher Aspekte
Neben den finanziellen Aspekten der Unternehmensgründung müssen Existenzgründer auch die rechtlichen sowie steuerlichen Rahmenbedingungen berücksichtigen, um Stress mit den Behörden zu vermeiden. Da viele Gründer keine Experten in diesem Bereich sind, ist die Nutzung eines Rechnungsprogramms besonders vorteilhaft, da es neben dem Gang zum Steuerberater bei der steuerlichen Compliance unterstützen kann. Grundsätzlich sehen sich Existenzgründer, die ein Unternehmen gründen und anschließend aktiv betreiben, mit den folgenden Pflichten konfrontiert:
- Abführung von Umsatzsteuer, Einkommensteuer und Gewerbesteuer
- Erstellung der entsprechenden Steuererklärungen
- Anfertigung eines Jahresabschlusses
Um diese Dokumente erstellen zu können und um sicherzustellen, dass es bei der Anfertigung zu keinen Fehlern kommt, müssen Existenzgründer zahlreiche Belege, Bankauszüge, Rechnungen sowie weitere Buchhaltungsdokumente sammeln und dafür sorgen, dass die relevanten Unterlagen sorgfältig aufbewahrt werden. Hier kann ein Rechnungsprogramm eine große Unterstützung darstellen, indem es für eine systematische Erfassung und Verwaltung der erforderlichen Dokumente sorgt. Bei der Erstellung von Steuererklärungen kann die Software außerdem automatisch die benötigten Daten identifizieren und in das jeweilige Formular einfügen, was die Fehleranfälligkeit entsprechend reduziert, da es zu keinen Flüchtigkeitsfehlern durch mangelhafte Konzentration kommt.
Auswirkungen auf Flexibilität und Skalierbarkeit
Der Einsatz eines Rechnungsprogramms kann sich positiv auf die Flexibilität des Unternehmens auswirken. Viele mit großem Zeitaufwand verbundene Geschäftsprozesse werden durch die Software automatisiert, was zu einer Steigerung der Effizienz und einem geringeren Bedarf an Ressourcen führt. Die Automatisierung von wiederkehrenden Tätigkeiten bringt mehrere Vorteile mit sich, zu denen unter anderem die Entlastung der Mitarbeiter sowie die Konzentration auf strategische Aufgaben zählen. Zudem verfügt ein Rechnungsprogramm in der Regel über einige Funktionen, die sich positiv auf die Skalierbarkeit des Betriebs auswirken, wie die Unterstützung verschiedener Währungen sowie Sprachen und einem bei Bedarf deutlich höheren Transaktionsumfang.
