Das Stadtarchiv verwahrt in seinem Endarchiv wichtige stadtgeschichtliche Quellen vom 13. Jahrhundert bis in die Gegenwart mit einem Bestandsumfang von über 1.300 laufenden Metern. Die wertvollen Zeugnisse der Geschichte werden gesichert, geordnet und verzeichnet, um anschließend dem Benutzer zur Recherche und Einsicht bereitgestellt zu werden. Die Nutzer des Stadtarchivs werden bei ihren Nachforschungen umfassend beraten. Außerdem fördert und unterstützt das Stadtarchiv die stadtgeschichtliche Forschung.
Die Hauptaufgabe des Stadtarchivs besteht aber nach wie vor darin, das Schriftgut der Stadtverwaltung nach dem Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf seine Archivwürdigkeit zu prüfen, zu übernehmen, zu ordnen und zu erschließen. Dabei muss eine sinnvolle Auswahl getroffen werden, die den gesetzlichen Verpflichtungen und rechtlichen Ansprüchen genügt. Deswegen ist der Unterhalt eines Archivs auch eine kommunale Pflichtaufgabe. Neben dem gegenwärtigen Verwaltungshandeln soll das Stadtarchiv auch ein Bild des gesellschaftlichen Lebens der Stadt überliefern.
Deswegen übernimmt das Stadtarchiv gelegentlich archivwürdige Unterlagen aus dem nichtamtlichen Bereich, sofern sie als Quellen für die Erforschung und das Verständnis der Geschichte und Gegenwart der Stadt Gotha dienen. Dieses Sammlungsgut bietet oftmals einen persönlicheren Blick auf historische Begebenheiten und konnte im vergangenen Jahr durch bedeutende Zugänge ergänzt werden. Ein Highlight war etwa die Übernahme der etwa 90 Aktenordner umfassenden Chronik des Vereins „Basketball in Gotha“, die akribisch die ersten 25 Jahre seines Bestehens dokumentiert.
Ein weiterer Höhepunkt war die Übernahme eines etwa 40.000 Fotos umfassenden fotografischen Vorlasses des leidenschaftlichen Hobbyfotografen Guntram Goldammer. Der ehemalige Solobratschist der Thüringen Philharmonie Gotha-Eisenach hat seit Beginn der 1990er Jahre die Veränderungen der Stadt Gotha dokumentiert und fein säuberlich geordnet und beschriftet. Leider ist Guntram Goldammer inzwischen verstorben. Sein fotografisches Erbe bereichert nun als wahrer Schatz den Bildbestand des Stadtarchivs seiner geliebten Heimatstadt.
Dass das Stadtarchiv die Anlaufstelle für Stadtgeschichte ist, verdeutlichen einmal mehr die konstanten Nutzerzahlen. Sie können ausführlich im statistischen Jahresbericht nachgelesen werden, der auf der neu gestalteten Internetseite des Stadtarchivs Gotha unter https://www.gotha.de/de/stadtarchiv.html zu finden ist.
Auszüge aus der Jahresstatistik des Stadtarchivs Gotha 2023
Benutzungen vor Ort: 420, davon 143 dienstliche Nutzungen
schriftliche Anfragenbeantwortung: 349, davon 191 aus Personenstandsregistern
mündliche/telefonische Mitteilungen: 106
Benutzungen gesamt: 875
ausgehobene Archivalien für die Benutzung (Anzahl): 2812
geleistete Stunden im Ehrenamt: 334
